Så här behandlar vi dina personuppgifter
GDPR i praktiken – för dig och för oss
Allmänt
Vi behandlar personuppgifter om våra kunder/hyresgäster, leverantörer eller personal i enlighet med Dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Personuppgifter är uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till din person. Exempel på uppgifter är namn, adress, e-postadress, personnummer och telefonnummer men även lägenhetsnummer eller bilder kan utgöra en personuppgift. Vi värnar och respekterar den personliga integriteten och eftersträvar en hög säkerhetsnivå så att man ska känna sig trygg med all vår behandling av personuppgifter.
Denna information gäller för dig som söker bostad hos oss eller är kund hos oss och även en tid efter att du upphört vara kund hos oss.
Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för all behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller som annan gör på vårt uppdrag (så kallat personuppgiftsbiträde) är Kumla Bostäder AB, organisationsnummer 556477-1359. Har du några frågor eller vill veta mer om vår behandling, kan du vända dig till vår dataskyddsansvarige via e-post info@kumlabostader.se eller telefon 019-58 88 00 med ditt ärende. Du kan också skriva till Dataskyddsansvarig, Kumla Bostäder AB, Box 28, 692 21 Kumla.
Dataskyddsombud
Vi har ett dataskyddsombud som kontrollerar att vi följer dataskyddsförordningen och som du enklast når genom att mejla dataskyddsombud@kumla.se eller ringa Kumla kommuns servicecenter 019-58 80 00.
När du söker bostad
Om du inte redan är kund men vill söka bostad hos oss måste du först registrera dig som användare i vårt system vilket du gör på vår hemsida. Tycker du det är krångligt hjälper vi naturligtvis dig med det. Först när du är registrerad står du i bostadskön och börjar samla köpoäng som styr turordningen vid kommande bostadserbjudanden. Du får 1 poäng per dag du står i kön. Obs! Köpoängen nollställs sedan vid inflyttning samtidigt som du då börjar samla köpoäng på nytt. Detta gäller oavsett om du är ny hyresgäst eller byter bostad.
Under kötiden behandlar vi dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i kön. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.
När du erbjuds en bostad
När du erbjuds en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig såsom uppgifter om din ekonomi, din anställning, hur du tidigare har skött dina boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi inhämtar en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en god man eller förvaltare behöver vi också behandla de uppgifterna.
Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden.
Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.
När du hyr en bostad
När du skriver under ett hyresavtal och blir kund hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten och värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.
Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig, samt att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och för att behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan till exempel avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.
Om ditt samtycke krävs till någon behandling, till exempel uppgifter om din hälsa vid en bostadsanpassning, så inhämtar vi detta separat.
Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan även komma att behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnd eller andra berörda myndigheter såsom polisen, skatteverket eller annan myndighet vid utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Vi sparar dina personuppgifter under tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter att åtagandet eller beslutet har upphört att gälla. Uppgifter som registreras i samband med störnings- och orosanmälningar raderas löpande och sparas som längst i två år.
När hyresförhållandet tar slut
Vi gallrar och rensar personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år efter avslutat hyresförhållande exempelvis hyresavtal, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial exempelvis betalningar, kommer vi att spara i minst sju år inklusive innevarande år. Upphör hyresförhållandet på grund av misskötsamhet i boendet sparas uppgifter i två år efter att hyresförhållandet upphört.
Speciellt för kommunala bolag
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller som vi upprättar själv t ex hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.
Dina rättigheter
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett så kallat registerutdrag. Du har rätt att få dina felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har även rätt att få uppgifter raderade om inte personuppgiftsansvarig kan visa på sin rätt att ha dessa kvar. Du har rätt till så kallad dataportabilitet, det vill säga att du kan få dina personuppgifter överförda till ett annat företag.
Du har även rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (fd Datainspektionen).
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.
Integritetspolicy
Vi på Kumla Bostäder har uppdaterat vår integritetspolicy för att säkerställa att relationen med våra kunder ska bli så trygg och säker som möjligt.
Vill du veta mer om hur vi jobbar med GDPR, läs hela vår integritetspolicy längst ned på sidan.
Branschöverenskommelse
Vi på Kumla Bostäder följer Sveriges Allmännyttas och Fastighetsägarnas gemensamma vägledning för behandling av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (GDPR).
Övrigt
Har du frågor eller funderingar kontakta oss gärna via kontaktuppgifterna under rubriken ”Personuppgiftsansvarig” ovan.